01Gegevensstromen
Wat er automatisch gaat
- Orders: een order in Magento komt als verkooporder in Business Central, met klant, regels, verzendkosten en kortingen.
- Klanten: nieuwe klanten worden aangemaakt of gekoppeld aan een bestaande debiteur, zakelijk of particulier.
- Voorraad: de beschikbare voorraad uit Business Central wordt regelmatig bijgewerkt in Magento, per magazijn of locatie waar dat nodig is.
- Artikelen en prijzen: artikelgegevens en prijzen uit Business Central komen in Magento terecht, zonder dubbel onderhoud.
- Verzending en facturen: zodra een order in Business Central is verzonden en gefactureerd, krijgt Magento de status, track & trace en factuur terug.
- Productie: orders voor artikelen die eerst gemaakt moeten worden, lopen automatisch door naar productie in Business Central.
02Uitzonderingen
Waar het lastig wordt
Btw en afronding
Magento rekent btw per regel of per totaal, inclusief of exclusief btw, afhankelijk van de instellingen. Business Central rekent zelf opnieuw. Een verschil van een cent op een order is genoeg om een factuur niet te laten aansluiten op de betaling. De koppeling moet daarom bewust kiezen welk bedrag leidend is en hoe een afrondingsverschil wordt verwerkt.
Boekingsgroepen
In Business Central bepalen de boekingsgroepen van klant en artikel op welke grootboekrekening en met welk btw-tarief een verkoop terechtkomt. Een particuliere klant in Duitsland vraagt om een andere instelling dan een zakelijke klant in Nederland met een btw-nummer. Die keuze moet de koppeling per order goed maken.
Configureerbare producten en varianten
Een configureerbaar product in Magento met maat en kleur is in Business Central soms één artikel met varianten, soms een reeks losse artikelen. Dat bepaalt hoe orders en voorraad worden gekoppeld.
Wijzigingen na de order
Een klant annuleert één regel, een artikel blijkt niet leverbaar of een order wordt in delen verzonden. Elk van die situaties moet in beide systemen hetzelfde eindigen, inclusief de terugbetaling en de creditnota.
Gastbestellingen en dubbele klanten
Wie als gast bestelt, heeft geen klantaccount. Zonder duidelijke regel ontstaan er in Business Central bij elke order nieuwe debiteuren, of juist één verzameldebiteur waar later niets meer in terug te vinden is.
03Aanpak
Zo pakt ICT Trend het aan
Eerst wordt per gegeven vastgelegd welk systeem leidend is: artikelen en voorraad meestal in Business Central, orders in Magento. Daarna worden de uitzonderingen uit je eigen praktijk doorgelopen, met echte orders als test. De koppeling draait met logging en meldingen, zodat een order die niet doorkomt direct opvalt in plaats van bij de maandafsluiting. Na oplevering blijft ICT Trend betrokken voor onderhoud en doorontwikkeling, ook als Magento of Business Central een update krijgt.
04Vragen
Veelgestelde vragen
Is er geen standaard connector voor Magento en Business Central?
Die zijn er, en voor een eenvoudige winkel kan dat volstaan. Zodra je werkt met afwijkende prijsafspraken, meerdere magazijnen, productie of bijzondere btw-situaties, loopt een standaard connector vaak tegen grenzen aan.
Werkt de koppeling met Business Central in de cloud?
Ja. Business Central online heeft een API waarmee orders, klanten, artikelen en voorraad uitgewisseld kunnen worden.
Hoe snel staat een order in Business Central?
Dat hangt af van de keuze die je maakt. Orders kunnen direct na betaling worden doorgezet of in vaste rondes. Voorraad wordt doorgaans met een vaste regelmaat bijgewerkt, zodat Magento niet meer verkoopt dan er ligt.
05Kennismaken
Begin met een gesprek
Werk je met Magento en Business Central, of ga je dat doen? Bespreek welke gegevens nu nog met de hand gaan.