01Gegevensstromen
Wat er automatisch gaat
- Nieuwe producten: producten uit de bron worden aangemaakt in Shopify, met titel, omschrijving, merk en categorie.
- Varianten: maten, kleuren en uitvoeringen komen als varianten onder één product, met eigen SKU en EAN.
- Prijzen: verkoopprijs en vergelijkingsprijs worden bijgewerkt, eventueel berekend uit inkoopprijs en marge.
- Voorraad: voorraad per locatie wordt regelmatig bijgewerkt vanuit de leverancier of het eigen systeem.
- Afbeeldingen: productfoto's worden opgehaald, gekoppeld aan de juiste variant en alleen opnieuw geladen als ze echt zijn veranderd.
- Metavelden: specificaties zoals materiaal, afmetingen of compatibiliteit komen in metavelden, zodat het thema en de filters ze kunnen gebruiken.
02Uitzonderingen
Waar het lastig wordt
Wie mag wat aanpassen
De leverancier levert een omschrijving aan, maar jouw marketing herschrijft die in Shopify. Bij de volgende import mag die tekst niet worden overschreven. Per veld moet vastliggen of de bron of Shopify leidend is.
Varianten die niet netjes zijn aangeleverd
Leveranciers leveren varianten vaak als losse regels, met de maat ergens in de titel. Of de ene leverancier schrijft "XL" en de andere "Extra Large". Voordat het in Shopify kan, moet worden herkend welke regels bij elkaar horen en hoe opties eenduidig heten.
Afbeeldingen die dubbel binnenkomen
Shopify ziet een opnieuw geüploade afbeelding als een nieuwe afbeelding. Zonder controle staat een product na een paar imports vol met dezelfde foto's. De koppeling moet bijhouden welke afbeelding al is geladen.
Producten die verdwijnen
Een artikel staat niet meer in de leverancierslijst. Is het uitverkocht, uit het assortiment of is de lijst onvolledig binnengekomen? Direct verwijderen kost je de pagina en de vindbaarheid, dus er is een duidelijke regel nodig: op concept zetten, voorraad op nul of eerst een melding.
Volume en limieten
Shopify begrenst hoeveel wijzigingen er per tijdseenheid via de API mogen. Bij duizenden producten met dagelijkse prijs- en voorraadwijzigingen moet de koppeling alleen versturen wat echt veranderd is, en bulkbewerkingen gebruiken waar dat kan.
03Voorbeeld
Producthub
Voor een webshop in nieuwe, gebruikte en retourartikelen bouwde ICT Trend Producthub. Medewerkers leggen ontvangen producten vast met een paar basisgegevens. AI vult de productinformatie aan en verrijkt die, en Shopify volgt automatisch. Bij honderden unieke artikelen telt elke handeling per stuk.
04Aanpak
Zo pakt ICT Trend het aan
Eerst wordt in kaart gebracht welke bronnen er zijn, in welk formaat ze binnenkomen en welk systeem per veld leidend is. Daarna wordt de koppeling gebouwd en getest met echte leverancierslijsten, inclusief de rommelige. Logging en meldingen laten zien welke producten zijn bijgewerkt en welke niet konden worden verwerkt. Komt er een leverancier bij of verandert een formaat, dan wordt de koppeling daarop aangepast. ICT Trend blijft daarvoor betrokken, ook na oplevering.
05Vragen
Veelgestelde vragen
Kan ik leverancierslijsten in Excel of CSV automatisch in Shopify laten komen?
Ja. Een bestand dat per e-mail, via FTP of via een downloadlink binnenkomt, kan automatisch worden opgehaald, omgezet en in Shopify verwerkt. Het lastige deel is meestal het omzetten, niet het ophalen.
Werkt dit ook met een PIM of ERP als bron?
Ja, zolang het systeem een API of exportfunctie heeft. Dan wordt het PIM of ERP de plek waar productdata wordt onderhouden en volgt Shopify automatisch.
Hoe ga je om met meerdere leveranciers voor hetzelfde product?
Dan moet worden bepaald welke leverancier voorrang krijgt voor prijs, voorraad en omschrijving, bijvoorbeeld op basis van EAN. Die regel wordt vooraf vastgelegd, zodat de koppeling er elke keer hetzelfde mee omgaat.
06Kennismaken
Begin met een gesprek
Gaat er nog veel tijd in het bijwerken van producten in Shopify? Bespreek waar je productdata nu vandaan komt.