01Gegevensstromen
Wat er automatisch gaat
- Verkopen: orders komen als verkoopfactuur in Moneybird, per order of verzameld per dag, afhankelijk van wat je boekhouder wil.
- Debiteuren: zakelijke klanten komen als eigen contact in Moneybird, met btw-nummer; particulieren per contact of op een verzameldebiteur.
- Btw-tarieven: hoog, laag, nul en buitenlandse tarieven worden per regel gekoppeld aan het juiste btw-tarief in Moneybird.
- Betalingen: betalingen via de betaalprovider worden aan de juiste factuur gekoppeld, zodat de factuur op betaald staat.
- Creditnota's: een retour of terugbetaling in de webshop wordt een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
- Grootboekrekeningen: omzet, verzendkosten en kortingen komen elk op de rekening die in de administratie is afgesproken.
02Uitzonderingen
Waar het lastig wordt
De uitbetaling sluit niet aan
Een betaalprovider zoals Mollie of Shopify Payments betaalt niet per order uit, maar in rondes, met de transactiekosten er al vanaf. Op de bank staat dus één bedrag dat niet gelijk is aan de som van de orders. Met een tussenrekening voor de betaalprovider en de kosten als aparte boeking sluit het wel aan, zonder handwerk achteraf.
Btw bij verkoop naar het buitenland
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen en kom je boven de drempel, dan reken je het btw-tarief van het land van de klant en geef je dat aan via de OSS-regeling. De koppeling moet per order het juiste landtarief en de juiste btw-code kiezen. Zakelijke klanten in de EU met een geldig btw-nummer vragen weer om verlegde btw.
Verzendkosten en kortingen
Verzendkosten volgen voor de btw in principe het tarief van de producten in de order. Zitten er producten in het hoge en het lage tarief in dezelfde order, dan moeten ze worden verdeeld. Hetzelfde geldt voor een kortingscode over de hele order. Hoe dat precies gebeurt, wordt afgestemd met je boekhouder.
Cadeaubonnen
De verkoop van een cadeaubon is meestal nog geen omzet. De btw volgt pas bij het inwisselen. Wie een cadeaubon als gewone verkoop doorboekt, telt omzet en btw dubbel of op het verkeerde moment.
Retouren en deelterugbetalingen
Een klant stuurt één van drie artikelen terug, of krijgt alleen de verzendkosten terug. De creditnota moet precies dat bedrag en dat tarief bevatten, anders blijft er een openstaand verschil op de debiteur staan.
03Aanpak
Zo pakt ICT Trend het aan
Eerst wordt samen met jou, en waar het kan met je boekhouder, vastgelegd hoe de administratie eruit moet zien: welke grootboekrekeningen, welke btw-codes, per order of verzameld. Daarna wordt de koppeling gebouwd en getest met orders uit je eigen webshop, inclusief retouren en buitenlandse verkopen. Logging en meldingen laten zien wanneer een order niet kan worden geboekt. Na oplevering blijft ICT Trend betrokken voor onderhoud en doorontwikkeling, ook als tarieven of instellingen veranderen.
04Vragen
Veelgestelde vragen
Kan ik Shopify niet gewoon met een app aan Moneybird koppelen?
Voor een eenvoudige winkel in Nederland kan dat volstaan. Bij verkoop naar het buitenland, uitbetalingen die moeten aansluiten, cadeaubonnen of deelretouren loont een koppeling die past bij hoe je administratie is ingericht.
Kan de koppeling ook bestaande orders alsnog inlezen?
Meestal wel, zolang de gegevens nog in de webshop staan. Stem dat wel vooraf af met je boekhouder, zodat er niets dubbel wordt geboekt in een afgesloten periode.
Doet ICT Trend ook mijn boekhouding?
Nee. De boekhouding blijft bij jou of je boekhouder. ICT Trend zorgt dat de gegevens goed en volledig in Moneybird binnenkomen, zodat er minder te corrigeren valt.
05Kennismaken
Begin met een gesprek
Typ je nog orders over of klopt de bank niet met Moneybird? Bespreek hoe het nu loopt.