01Gegevensstromen
Wat er automatisch gaat
- Orders naar het magazijn: betaalde orders gaan automatisch naar het WMS, met adres, verzendmethode en orderregels.
- Artikelstamdata: nieuwe artikelen worden in het WMS aangemaakt, met EAN, gewicht en afmetingen.
- Track & trace terug: zodra een pakket is verzonden, krijgt de webshop de status en de track & trace, en de klant de verzendmail.
- Voorraad terug: de voorraad uit het magazijn wordt regelmatig naar de webshop teruggestuurd.
- Retouren: ontvangen retouren worden teruggemeld aan de webshop, zodat de terugbetaling kan volgen.
02Uitzonderingen
Waar het lastig wordt
Deelleveringen
Eén artikel is er niet. Gaat de rest alvast mee, of wacht de hele order? Bij een deellevering krijgt de webshop twee zendingen met elk een eigen track & trace, en moet de klant niet twee keer dezelfde mail krijgen.
Wijzigingen na het doorsturen
Een klant wil zijn adres aanpassen of annuleren, maar de order staat al in het WMS. Of de wijziging nog kan, hangt af van de status in het magazijn. De koppeling moet die status kennen en een wijziging die te laat komt zichtbaar maken.
Welke voorraad telt
Het WMS kent fysieke voorraad, gereserveerde voorraad en voorraad die nog op een ontvangstlocatie staat. De webshop wil weten wat er verkocht kan worden. Wordt de verkeerde waarde teruggestuurd, dan verkoop je wat er niet is, of juist niet wat er wel ligt.
Sets en bundels
In de webshop is het één product, in het magazijn zijn het drie artikelen. De koppeling moet de bundel uitsplitsen naar de onderdelen en de voorraad van de bundel afleiden van het onderdeel met de laagste voorraad.
Retouren die anders binnenkomen
Een retour zonder aanmelding, een ander artikel dan aangemeld of een beschadigd product. Niet elke retour mag terug in de verkoopbare voorraad, en de terugbetaling hangt af van wat er echt is ontvangen.
03Aanpak
Zo pakt ICT Trend het aan
Eerst wordt vastgelegd welk systeem leidend is voor voorraad en artikelgegevens, en hoe het magazijn omgaat met deelleveringen, wijzigingen en retouren. Daarna wordt de koppeling gebouwd en getest met echte orders, in afstemming met het magazijn of de fulfilmentpartner. Logging en meldingen laten zien wanneer een order niet is aangekomen of een status uitblijft. Na oplevering blijft ICT Trend betrokken voor onderhoud en doorontwikkeling. Wisselt je fulfilmentpartner of WMS, dan wordt alleen die kant van de koppeling aangepast.
04Vragen
Veelgestelde vragen
Mijn fulfilmentpartner heeft geen koppeling met mijn webshop. Kan dat toch?
Meestal wel. De meeste WMS-pakketten hebben een API. Werkt de partner met bestanden via FTP of e-mail, dan kan de koppeling ook die route gebruiken.
Kunnen orders uit meerdere kanalen naar hetzelfde magazijn?
Ja. Orders uit je webshop, marktplaatsen en zakelijke bestellingen kunnen allemaal naar hetzelfde WMS, met de juiste verzendmethode per kanaal. Orders die door een marktplaats zelf worden verzonden, blijven daarbuiten.
Wat als de voorraad in de webshop en het WMS niet overeenkomt?
Dan is één van beide leidend, meestal het WMS, omdat daar de fysieke voorraad wordt geteld. De koppeling werkt de webshop bij en meldt grote verschillen, zodat je ziet waar iets misgaat.
05Kennismaken
Begin met een gesprek
Gaan orders nog met de hand naar je magazijn of komt de track & trace niet vanzelf terug? Bespreek hoe het nu loopt.